La nuova versione Office di Microsoft 365 è introdotta gradualmente nella Confederazione. In una prima fase è stata utilizzata dagli utenti del gruppo di progetto. Dopo i primi test e le prove nel lavoro quotidiano sono stati integrati nella fase pilota altri utenti. Questa prima fase pilota, che ha coinvolto complessivamente circa 130 utenti, si è ora conclusa.

In un prossimo passo è prevista l’introduzione del software presso due unità amministrative che contano circa 1800 utenti. Si tratta dell’Ufficio federale dell’informatica e della telecomunicazione e del Settore Trasformazione digitale e governance delle TIC della Cancelleria federale. L’introduzione avverrà ancora nell’ambito di un esercizio pilota e servirà a testare fra le altre cose le interfacce alle applicazioni specifiche.

Introduzione in tutta l’Amministrazione federale entro il 2025

Quando l’esercizio pilota nelle due unità amministrative avverrà in modo stabile prenderà avvio il «rollout» ordinario, che coinvolgerà le rimanenti unità amministrative presumibilmente nella seconda metà del 2024. L’introduzione di Microsoft 365 durerà probabilmente sino a fine 2025. A quel momento saranno state equipaggiate in totale circa 40 000 postazioni di lavoro in tutta l’Amministrazione federale. L’introduzione di un software di questo ordine di grandezza nell’esercizio corrente rappresenta una grande sfida. Grazie alle fasi pilota e a un’introduzione graduale è possibile raccogliere in via preliminare esperienze che permettono di ottimizzare costantemente il modo di procedere.

Impedire il salvataggio di dati degni di particolare protezione nel Public Cloud

L’utilizzazione di Microsoft 365 è disciplinata in modo vincolante per tutta l’Amministrazione federale in una direttiva d’uso. Gli utenti non sono autorizzati a salvare nel Cloud di Microsoft dati degni di particolare protezione né documenti confidenziali e saranno assistiti da un apposito software affinché memorizzino i documenti al posto giusto. Inoltre avranno a disposizione manuali d’uso, che contengono anche informazioni sulla corretta manipolazione di dati degni di particolare protezione.

Dopo un’approfondita valutazione, all’inizio dell’anno scorso la Confederazione ha deciso di sostituire l’attuale versione di Office con la versione più recente, vale a dire Microsoft 365. Il Parlamento ha approvato un credito d’impegno di 14,9 milioni di franchi. La Confederazione ha ritenuto che cambiare fornitore e prodotto sarebbe stato troppo rischioso e anche troppo costoso a causa delle numerose dipendenze da applicazioni specifiche. A medio e lungo termine la dipendenza dai prodotti Office del produttore Microsoft dovrà tuttavia essere ridotta (vedi anche comunicato stampa del Consiglio federale del 15 febbraio 2023).

Migrazione verso Microsoft 365: introduzione nelle prime unità amministrative