Die neue Office-Version Microsoft 365 wird beim Bund schrittweise eingeführt. Als erstes wurden die Nutzerinnen und Nutzer aus dem Projektteam ausgerüstet. Nach ersten Tests und Erprobung in der täglichen Arbeit wurden weitere Nutzerinnen und Nutzer in den Pilotbetrieb integriert. Diese erste Pilotphase mit insgesamt rund 130 Nutzerinnen und Nutzern ist nun abgeschlossen.

In einem nächsten Schritt wird die Software bei zwei Verwaltungseinheiten mit rund 1’800 Nutzerinnen und Nutzern eingeführt. Es handelt sich dabei um das Bundesamt für Informatik und Telekommunikation und den Bereich Digitale Transformation und IKT-Lenkung der Bundeskanzlei. Diese Einführung erfolgt immer noch in einem Pilotbetrieb – dabei werden unter anderem Schnittstellen zu den Fachanwendungen erprobt.

Bis Ende 2025 bei der gesamten Bundesverwaltung eingeführt

Wenn der Pilotbetrieb bei den beiden Verwaltungseinheiten stabil läuft, wird der reguläre «Rollout» bei den restlichen Verwaltungseinheiten folgen, voraussichtlich in der zweiten Jahreshälfte 2024. Die Einführung von Microsoft 365 wird bis voraussichtlich Ende 2025 dauern. Bis dann werden in der gesamten Bundesverwaltung total rund 40’000 Arbeitsplätze umgerüstet. Eine Softwareeinführung in dieser Grössenordnung im laufenden Betrieb ist eine grosse Herausforderung. Mit Pilotbetrieben und einer schrittweisen Einführung kann man vorzu Erfahrungen sammeln und laufend optimieren.

Speichern von besonders schützenswerten Daten in der Public Cloud verhindern

Die Nutzung von Microsoft 365 ist in einer Einsatzrichtlinie verbindlich für die gesamte Bundesverwaltung geregelt. Nutzerinnen und Nutzer dürfen in der Cloud von Microsoft keine besonders schützenswerten Daten sowie keine vertraulichen Dokumente speichern und werden mit entsprechender Software darin unterstützt, Dokumente am richtigen Ort abzulegen. Zudem werden den Mitarbeitenden Schulungsunterlagen bereitgestellt, die auch Informationen zum Umgang mit schützenswerten Daten enthalten.

Nach einer gründlichen Prüfung entschied der Bund Anfang letzten Jahres die aktuell eingesetzte Office-Version durch das Nachfolgeprodukt Microsoft 365 zu ersetzen. Das Parlament genehmigte einen Verpflichtungskredit von 14,9 Millionen Franken. Ein Anbieter- und Produktewechsel wurde für den Bund als zu risikoreich und aufgrund der zahlreichen Abhängigkeiten zu Fachanwendungen als zu aufwendig beurteilt. Mittel- bis langfristig soll aber die Abhängigkeit von Office-Produkten des Herstellers Microsoft reduziert werden (siehe auch Medienmitteilung des Bundesrates vom 15. Februar 2023).

Migration auf Microsoft 365: Einführung bei den ersten Verwaltungseinheiten