In ihrem Bericht vom 10. Oktober 2023 hat sich die Geschäftsprüfungskommission des Ständerats (GPK-S) mit den Vorgaben zur Aufbewahrung und Archivierung von Unterlagen in der Bundesverwaltung befasst und mehrere Empfehlungen an den Bundesrat gerichtet. Am 10. Januar 2024 hat der Bundesrat diese zur Kenntnis genommen und angekündigt, bis Ende Jahr allfällige Massnahmen zu prüfen.

In seinem Bericht vom 13. Dezember 2024 kommt der Bundesrat nun zum Schluss, dass das geltende Recht ausreicht, um eine korrekte Aufbewahrung von amtlichen Dokumenten in der Bundesverwaltung sicherzustellen. Es ist entscheidend, dass die Bundesverwaltung die gesetzlichen Vorgaben in der Praxis gewissenhaft umsetzt. Es gehört zur ordentlichen Amtstätigkeit, die geschäftsrelevanten Informationen den Vorgaben entsprechend systematisch und vollständig abzulegen sowie zu archivieren. Die Transparenz und die Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns sind für das Vertrauen der Bevölkerung in die Behörden zentral.

Für die Empfehlungen der GPK-S sieht der Bundesrat derzeit keinen Umsetzungsbedarf. Ausserdem würde die Umsetzung einiger Empfehlungen den Daten- und Persönlichkeitsschutz der betroffenen Mitarbeitenden verletzen. Der Bundesrat will sich jedoch auch weiterhin für die Transparenz der Bundesverwaltung einsetzen. Namentlich werden derzeit allfällige Hindernisse beim Zugang zu amtlichen Dokumenten überprüft.

Weiterhin festhalten will der Bundesrat an seiner Einschätzung, dass dem Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) im Bereich des Öffentlichkeitsrechts auch in Zukunft kein Recht auf den Erlass einer Verfügung zur Durchsetzung seines Einsichtsrechts zukommen soll. Der EDÖB nimmt in diesem Bereich keine Aufsichts-, sondern eine Schlichtungsfunktion wahr. Die Einführung einer Verfügungskompetenz würde dem Charakter des informellen Schlichtungsverfahrens zwischen der Bundesverwaltung und der Öffentlichkeit widersprechen.

Aufbewahrung amtlicher Dokumente: Gewissenhafte Anwendung ist zentral