Die aktuell bei der Bundesverwaltung eingesetzte Office-Version muss ersetzt werden, weil wichtige Office-Anwendungen ans Ende ihres Lebenszyklus gelangt sind. Sie werden vom Hersteller Microsoft in wenigen Jahren (voraussichtlich 2026) nicht mehr unterstützt.

Der Ersatz ist aussergewöhnlich, weil die Nachfolgeprodukte nur noch mit Public-Cloud-Anbindung angeboten werden. Darum hat der Bund zuerst geprüft, ob und wie diese cloud-basierten Anwendungen für die Bundesverwaltung zum Einsatz kommen können. Diese Abklärungen liegen vor und der Bundesrat hat nun den Verpflichtungskredit freigegeben.

Die rechtlichen, organisatorischen und technischen Abklärungen ergaben, dass Microsoft 365 in der Bundesverwaltung eingeführt werden kann. Entsprechende Grundlagendokumente wie die Rechtsgrundlagenanalyse sind auf der Internetseite der Bundeskanzlei öffentlich zugänglich.

E-Mails bleiben in den Rechenzentren des Bundes

Mit der Einführung sind technische und organisatorische Schutzmassnahmen zu treffen, damit die Software beim Bund geschützt vor dem Zugriff Dritter zum Einsatz kommen kann. Nutzerinnen und Nutzer dürfen in der Cloud von Microsoft keine besonders schützenswerten Daten und keine vertraulichen Dokumente speichern. Die E-Mails und Kalender der Mitarbeitenden der Bundesverwaltung werden weiter vom Bund selber und vor Ort in den Rechenzentren des Bundes («On-Premises») verarbeitet und gespeichert.

Microsoft 365 wird für die gesamte Bundesverwaltung eingeführt, weil Office-Lösungen beim Bund einheitlich und zentral als sogenannter Standarddienst geführt werden. Aus diesem Grund ist für das Projekt der Bereich Digitale Transformation und IKT-Lenkung (DTI) der Bundeskanzlei verantwortlich.

Der Bundesrat hat für das Projekt einen Verpflichtungskredit über 14,9 Millionen Franken gesprochen. Das Projekt zur Ablösung der bestehenden Office-Lösung wurde 2019 initialisiert und wird voraussichtlich Ende 2025 mit der Migration abgeschlossen sein. Die Einführung von Microsoft 365 ist schrittweise ab der zweiten Hälfte 2023 geplant. Das weitere Vorgehen erfolgt in enger Abstimmung mit den Departementen.

Mit Prüfung von Alternativen Abhängigkeit reduzieren

Faktisch ist die Bundesverwaltung heute abhängig von Office-Produkten des Herstellers Microsoft. Ein Anbieter- und Produktewechsel wird zurzeit als zu risikoreich und aufgrund der zahlreichen Abhängigkeiten zu Fachanwendungen als zu aufwendig beurteilt. Zur mittel- bis langfristigen Reduktion der Abhängigkeit wird die Prüfung von Alternativen zu Microsoft 365 weitergeführt. Im Rahmen einer Exit-Strategie prüft der Bereich DTI der Bundeskanzlei auch Open-Source-Alternativen.

Bund führt Microsoft 365 ein