Certains caractères spéciaux utilisés dans d'autres langues, par exemple le caron croate, ne peuvent pas être reproduits dans certains registres officiels de personnes, si bien que les noms qui s'écrivent avec ces caractères dans la langue considérée ne peuvent pas y être saisis correctement. Les noms figurent alors sans ces signes diacritiques sur le passeport ou sur d'autres documents officiels, ce qui est frustrant pour les personnes concernées.

Dans sa réponse à l'interpellation 16.3717 "Naturalisations. Liberté d'orthographier son nom", le Conseil fédéral a reconnu que la situation était insatisfaisante, tout en soulignant qu'il ne suffisait pas de régler la question dans les registres de l'état civil. La solution devrait englober tous les registres communaux, cantonaux et fédéraux, car le registre de l'état civil est relié à une multitude d'autres registres contenant des données personnelles, comme ISA, le système d'information relatif aux documents d'identité, le registre AVS ou bien encore les registres des habitants des cantons et des communes. L'augmentation des possibilités de saisir des caractères spéciaux dans le seul registre de l'état civil menacerait l'échange automatique de données.

Norme unique fondée sur le jeu de caractères de SYMIC

Un groupe de travail composé de représentants des communes, des cantons et des offices fédéraux concernés a analysé la situation et identifié les solutions possibles. Il recommande le passage à une norme unique pour tous les registres officiels de personnes de Suisse. Le Conseil fédéral, suivant cette recommandation, a décidé de prendre comme norme un jeu de caractères qui est utilisé aujourd'hui uniquement par le système d'information central sur la migration (SYMIC) : à partir de 2024, la norme ISO 8859-1 + latin étendu A s'appliquera à tous les registres soumis à la loi sur l'harmonisation de registres. Tous les registres de noms de personnes et systèmes connexes de l'administration fédérale devront être compatibles avec cette norme. À quelques exceptions près, elle permet d'afficher tous les signes diacritiques existant dans l'alphabet latin. Ce choix permettra de répondre aux exigences des citoyens concernés.

Adaptation des noms dans les registres actuels : la procédure reste à définir

Les adaptations techniques à apporter aux registres officiels pourront se faire d'ici à 2024 dans le cadre des mises à jour ordinaires. Par contre, les modalités du passage à la nouvelle norme et notamment la procédure à suivre pour faire rectifier la graphie de son nom, ainsi que les émoluments, devront être fixés par voie d'ordonnance. Le Conseil fédéral a chargé les départements concernés d'engager les travaux nécessaires.

Harmonisation des caractères spéciaux dans les registres officiels de personnes dès 2024