L’environnement Office utilisé à l’heure actuelle dans l’administration fédérale doit être remplacé, car d’importantes applications Office sont arrivées à la fin de leur cycle de vie et ne seront bientôt plus prises en charge par Microsoft (à l’horizon 2026).

Ce n’est pas un changement habituel, étant donné que les nouveaux produits ne seront disponibles que sous forme de solutions en nuage public. La Confédération a donc commencé par examiner si elle pouvait mettre en place ces applications dématérialisées au sein de l’administration fédérale, et comment s’y prendre le cas échéant. Le résultat des examens étant maintenant disponible, le Conseil fédéral a libéré le crédit d’engagement.

L’analyse des aspects juridiques, organisationnels et techniques a en effet montré que Microsoft 365 pouvait être déployé dans l’administration fédérale. Certains documents, tels que l’analyse des bases légales, sont en libre accès sur le site Internet de la Chancellerie fédérale.

Les courriels resteront stockés dans les centres de données de la Confédération

Des mesures de nature technique et organisationnelle devront être prises lors de la migration pour que les logiciels puissent être utilisés par la Confédération sans que des tiers aient accès aux données. Les utilisateurs auront en outre l’interdiction de sauvegarder des données sensibles et documents confidentiels dans le nuage de Microsoft. La Confédération continuera à gérer et à enregistrer les courriels et les calendriers des collaborateurs dans ses propres centres de données (on premise).

Comme les solutions Office sont des services informatiques standard de la Confédération, et à ce titre gérées de manière centralisée, le projet de déploiement de Microsoft 365 dans l’ensemble de l’administration fédérale sera placé sous la responsabilité du secteur Transformation numérique et gouvernance de l’informatique (TNI) de la Chancellerie fédérale.

Pour la réalisation de ce projet, le Conseil fédéral a approuvé un crédit d’engagement de 14,9 millions de francs. Le projet de remplacement de la suite Office utilisée à l’heure actuelle a été lancé en 2019 et devrait se terminer fin 2025, lorsque la migration aura eu lieu. Il est prévu de déployer Microsoft 365 en plusieurs étapes à partir du second semestre 2023. La suite des travaux sera coordonnée avec les départements.

Examen d’autres options en vue de réduire la dépendance à l’égard d’un fournisseur

L’administration fédérale dépend aujourd’hui des produits Office de Microsoft. À l’heure actuelle, un changement de fournisseur et de produits comporterait trop de risques et nécessiterait un déploiement de ressources trop important en raison des nombreux liens existant avec des applications spécialisées. Mais la recherche d’une autre solution se poursuivra, en vue de réduire à moyen et long terme la dépendance de la Confédération. Dans le cadre d’une stratégie de sortie, le secteur TNI de la Chancellerie fédérale examine également s’il existe des solutions open source.

La Confédération passe à Microsoft 365