Poiché sue importanti applicazioni hanno raggiunto la fine del loro ciclo di vita, la versione di Office attualmente in uso presso l’Amministrazione federale deve essere sostituita. Probabilmente a partire dal 2026 non saranno più supportate dal produttore Microsoft.

La sostituzione è straordinaria poiché i nuovi prodotti saranno offerti soltanto con una connessione a cloud pubblici. Per questo motivo la Confederazione ha dapprima verificato se e come queste applicazioni basate su cloud possano essere utilizzate in seno all’Amministrazione federale. Questi chiarimenti sono ora disponibili e il Consiglio federale ha quindi liberato il credito d’impegno.

Dai chiarimenti giuridici, organizzativi e tecnici è emerso che Microsoft 365 può essere introdotto nell’Amministrazione federale. I documenti di base pertinenti, come l’analisi dei fondamenti giuridici, sono accessibili pubblicamente sul sito Internet della Cancelleria federale.

I messaggi di posta elettronica rimangono nei centri di calcolo della Confederazione

Con l’introduzione dovranno essere adottate misure protettive tecniche e organizzative affinché il software possa essere impiegato dalla Confederazione senza il rischio di accessi da parte di terzi. Gli utenti non potranno salvare nel cloud dati personali degni di particolare protezione o documenti confidenziali. I messaggi di posta elettronica e i calendari dei collaboratori dell’Amministrazione federale continueranno a essere elaborati e salvati dalla Confederazione stessa e in loco («On Premises») nei propri centri di calcolo.

Microsoft 365 sarà introdotto per l’intera Amministrazione federale perché le soluzioni Office vengono gestite in modo uniforme e centralizzato quale cosiddetto servizio standard. Per tale motivo la responsabilità del progetto è affidata al settore Trasformazione digitale e governance delle TIC (TDT) della Cancelleria federale.

Il Consiglio federale ha approvato un credito d’impegno di 14,9 milioni di franchi per il progetto che, in sostituzione dell’attuale soluzione Office, è stato lanciato nel 2019 e si concluderà presumibilmente a fine 2025 con la migrazione al nuovo prodotto. L’introduzione di Microsoft 365 è prevista gradualmente a partire dalla seconda metà del 2023. L’ulteriore procedere sarà deciso in stretto coordinamento con i dipartimenti.

Ridurre la dipendenza valutando alternative

Attualmente l’Amministrazione federale dipende dai prodotti Office del produttore Microsoft. Un cambiamento di fornitore e di prodotto è attualmente considerato troppo rischioso e troppo oneroso a causa delle numerose dipendenze da applicazioni specializzate. Per ridurre la dipendenza nel medio-lungo termine si continuerà a valutare alternative a Microsoft 365. Nell’ambito di una strategia di uscita il settore TDT della Cancelleria federale valuta anche alternative open source.

La Confederazione introduce Microsoft 365